Administradores reelegidos y provisionales, zonas comunes en los conjuntos residenciales y su personería jurídica

La abogada Nora Pabón Gómez responde inquietudes que manifiestan los lectores sobre temas relacionados con propiedad horizontal.

Administrador reelegido por varios periodos

“Un administrador de una propiedad horizontal lleva más o menos 8 años ocupando el cargo, pero solo tramitó ante la alcaldía correspondiente la personería jurídica de los 2 primeros años y de allí en adelante no volvió a cumplir este requisito exigido en el art. 8 de la Ley 675/01. ¿se puede decir que como hubo renovación en el nombramiento mediante contrato de prestación de servicios de administrador, no había la necesidad de tramitar este requisito en los últimos 6 años? ¿Cómo se considera esta conducta y ante qué autoridad se debe acudir para exigir a este administrador cumpla con lo normado en el artículo 8 de la Ley 675/2001. Se ha incurrido en alguna falta y de qué tipo.?”

Respuesta

El administrador es nombrado por la asamblea o por el consejo de administración, por el periodo que establezca el respectivo reglamento de propiedad horizontal pudiendo ser reelegido. En realidad, las alcaldías distritales y municipales o las dependencias delegadas por estas no otorgan la personería jurídica, sino que hacen la inscripción y certifican la existencia y representación legal.

El artículo 8o de la Ley 675 de 2001, dispone que se presentará la escritura de constitución y los documentos que acrediten la constitución de la propiedad horizontal, así como los documentos de nombramiento y aceptación del administrador y el revisor fiscal, sin hacer referencia a la necesidad de renovar cada vez que se prorrogue o firme el contrato con el mismo administrador, persona natural o jurídica.

Por tanto, cuando el administrador sea reelegido y continúe ejerciendo su cargo, no será necesario actualizar de manera frecuente su carácter y representación legal de la persona jurídica.  

Conjunto que aún no tiene personería jurídica

“Compramos un apartamento hace dos (2) años en un conjunto cerrado a las afueras de Bogotá .1. Aún no tiene personería jurídica, está según el consejo que se escogió en asamblea, en trámite. 2. Hay copropietarios que no están pagando la cuota de administración (el cual es un valor igualitario, sin tener en cuenta el coeficiente de copropiedad como lo indica la ley) que se estableció a la entrega de los Aptos. ¿Estas cuotas se pueden hacer efectivas mediante algún mecanismo jurídico sin tener la personería jurídica y una vez esta sea emitida, se pueden hacer efectivos estos cobros o se parte de cero en el cobro?”

Respuesta

Es necesario dejar claro que la persona jurídica de la propiedad horizontal nace desde el momento en que la escritura de constitución del régimen bajo la Ley 675 de 2001 bien sea por primera vez o mediante reforma, quede registrada en la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos. Una vez que comienzan a transferirse las unidades privadas sus propietarios adquieren derechos y contraen obligaciones y por tanto la de contribuir a las expensas comunes de acuerdo con lo que determine el reglamento. Es necesario revisar este documento para verificar las cláusulas consignadas en este sobre la administración provisional.

Lo que seguramente debe estar en trámite es la actuación ante la alcaldía para la inscripción y certificación de existencia y representación legal; ello no es impedimento para que se deban pagar las expensas comunes. Sin embargo, este documento sólo se requiere en cuanto al cobro de expensas, para expedir el paz y salvo a los propietarios, como representante legal y para demostrar su calidad de tal al hacer el cobro por vía judicial.

Desde luego también es necesario adjuntarlo en todos los casos en que deba acreditar la representación de la persona jurídica.

Los accesos a las torres de apartamentos son comunes

“¿Los pisos de acceso a los apartamentos en una torre de apartamentos, se consideran zonas comunes, zonas comunes privadas o zonas comunes de uso exclusivo?”

Respuesta

El carácter de zonas privadas o comunes de cada edificio se determina en los planos, cuadro de áreas de propiedad horizontal y en el reglamento. No obstante, estas zonas en la mayoría de los casos son comunes. La Ley 675 de 2001 establece los accesos y circulaciones comunes que por su naturaleza o destino son de uso general, no pueden tener el carácter de bienes comunes de uso exclusivo.

Responsabilidad del propietario inicial como administrador provisional

En un proyecto de propiedad horizontal que se realiza por etapas, en donde la primera etapa se entrega con 20 unidades de vivienda de 67 en total, el propietario de la Constructora en su calidad de Administrador nos reúne a los propietarios un día cualquiera y nos dice que no puede continuar contratando el servicio de Administración porque le es imposible asumir todos los coeficientes de las viviendas que faltan por entregar (47) y en su defecto que nosotros las 20 casas debemos asumir dicha seguridad. Y es así como nos quedamos sin Administración. ¿Él como propietario de su Constructora está en la obligación de cancelar de acuerdo al coeficiente de cada vivienda, la cuota que se debería dividir correspondiente a los gastos de administración? ¿Así las cosas, los gastos que genere la administración se dividen entre las 67 unidades de vivienda?

Respuestas

De acuerdo con la información de la Lectora, solo han sido entregadas 20 unidades privadas y por tanto la administración y también el presupuesto, tienen el carácter de provisionales; es en este último donde se define la forma como se asumirán los gastos. Por tanto, lo primero es examinar el Reglamento de Propiedad Horizontal en lo que hace referencia a las cláusulas transitorias. En su condición de constructor y enajenador de las unidades privadas que conformen el Conjunto y que tengan su folio de matrícula inmobiliaria, debe cumplir con sus obligaciones, entre estas pagar las expensas comunes por las unidades construidas e integradas, en el monto y forma estipulados en cada Reglamento.

De igual manera como administrador así sea provisional, debe garantizar la seguridad de los ocupantes y de los bienes entregados, mediante diferentes tipos de vigilancia, debiendo responder por los perjuicios ocasionados a los propietarios, sus familias y demás residentes, por sus omisiones.

Pueden solicitar directamente y a través del derecho de petición al administrador provisional - que es el propietario inicial o la persona natural o jurídica designada por este- que se garanticen los derechos de las citadas personas a la seguridad; de lo contrario y ante el hecho de no ser posible la celebración de la primera asamblea de propietarios pues no se cumple con los requisitos legales para ello, intentar la conciliación. Se debe tener en cuenta que al existir la persona jurídica desde que quedó registrada la escritura de constitución del régimen de propiedad horizontal, se debe aplicar el reglamento y la Ley 675 de 2001 y por tanto se podrá iniciar el trámite para solución de conflictos. Esto sin perjuicio de acudir a las autoridades administrativas y judiciales previo análisis del caso.

Nora Pabón Gómez
​Abogada asesora externa

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