Vigilantes, ayuda tecnológica, convocatoria para la asamblea y consejos de administración en los conjuntos

La abogada Nora Pabón Gómez responde inquietudes que manifiestan los lectores sobre temas relacionados con propiedad horizontal.

La decisión de optar por vigilantes y conserjes

Uno de los temas que se trató con mayor frecuencia en las asambleas de propietarios que se acaban de celebrar en varios edificios y conjuntos, es la necesidad de disminuir gastos y por ello han evaluado y en unos casos decidido el cambio de compañía de vigilancia reemplazándolas por los denominados “conserjes.”

He recibido varias consultas sobre el tema.

Respuesta

Se pregunta en las asambleas si es obligatorio nombrar vigilantes. En realidad, lo que es inherente a la Propiedad horizontal, es garantizar la seguridad de las personas y sus bienes y son los órganos de administración los que tienen esta responsabilidad.

También es obligatorio que la vigilancia deba ser contratada con una empresa registrada y con licencia de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada.

Son los vigilantes, las personas que bajo directrices y control de la citada Entidad han sido capacitados y entrenados para este oficio. Si bien los conserjes, término que ha sido tomado de otros países donde es muy clara esta figura, pueden ejercer sus funciones de manera legal y no prohibida, estas no son precisamente de vigilancia sino más bien de labores de asistencia. Los conserjes deben limitar sus funciones a tareas como: mantenimiento, atención de correspondencia, apoyo en control interno de algunos servicios, entre otros.

No pueden por ejemplo realizar rondas de seguridad, verificar antecedentes de visitantes, ni intervenir en situaciones de riesgo o conflicto, actividades que sólo pueden ser ejecutadas por personal de vigilancia contratado a través de una empresa autorizada por la S.V.S.P.

En síntesis, las dos figuras están permitidas, pero tienen diferentes finalidades y marco normativo para su funcionamiento. Es importante evaluar si se prefiere disminuir costos sacrificando la seguridad, cuando en recientes encuestas se ha visualizado que es la principal preocupación en todas las ciudades y municipios

Medios tecnológicos para ayudar en la vigilancia 

Respecto a los controles de acceso, como el uso de chips o tarjetas, cámaras y otros medios tecnológicos para el apoyo en la seguridad, estos se deben implementar conforme a estudios de seguridad y respetando los derechos fundamentales y las normas sobre protección de datos personales.

Convocatoria a la asamblea extraordinaria sin justificación

“Si un número plural de propietarios de bienes privados y que representan la quinta parte de la quinta parte de los coeficientes de la copropiedad convocan a una asamblea extraordinaria y no es una necesidad imprevista o urgente que ameriten la reunión, ¿puede el consejo de administración o la administración negar la convocatoria? ¿si en el reglamento estipula 5 días calendarios a la fecha prevista y se convoca con 15 días es válida?”

Respuesta

El administrador no puede negarse a realizar la convocatoria a la asamblea extraordinaria porque según Él, no se justifica. Tampoco el consejo el cual es otra opción para realizarla. Se debe realizar si se cumple con los requisitos establecidos por el artículo 39 de la Ley 675 de 2001 y ya dentro de la misma asamblea se conocerá si existían las circunstancias anotadas y también ser impugnadas las decisiones que se tomen. Siempre advierto, que realizar una asamblea no es fácil ni económico y por tanto se debe efectuar sólo en los casos que enuncia la Ley y el reglamento. En cuanto al término superior para la convocatoria este no cumple con el reglamento y podría ser la constancia de que el motivo de convocatoria no era imprevisto o urgente.

Preguntas sobre consejos de administración 

“¿Quiénes pueden integrar el consejo de administración? ¿Puede integrar un consejo de administración una sobrina y su tía?”

Respuesta

Si estas dos personas son propietarias de diferentes unidades privadas y han sido elegidas por la asamblea de propietarios cumpliendo con los requisitos de la Ley y del Reglamento, pueden ser miembros del consejo de administración para un mismo periodo.

Pregunta

“Un miembro del Consejo de un conjunto PH puede renunciar al Consejo y postularse y ser contratado como Administrador de la copropiedad? ¿Tiene esto alguna implicación legal? Parece que ni la ley ni el reglamento de PH tocan este tema.

Respuesta

La ley no establece ninguna inhabilidad o incompatibilidad específica que prohíba a un ex miembro del Consejo asumir el cargo de administrador. Se deben tener en cuenta varias condiciones como la renuncia, la entrega del cargo e informes de cuentas y de la labor adelantada, y en general no tener ningún pendiente con el edificio. Sin embargo, se debe consultar el reglamento y hacer una evaluación de las bases de contratación, pues recordemos que el administrador es designado por el Consejo y el postulante al cargo puede aún tener relación de amistad con alguno o varios miembros que hayan podido influir en su nombramiento.

Pregunta 

“¿Puede la asamblea de propietarios restringir el número de poderes que tenga un propietario si el reglamento de propiedad horizontal no lo hace?”

Respuesta

La asamblea debe cumplir con sus funciones de acuerdo a lo que determine el reglamento y la Ley. Pienso que se podría estar limitando el derecho de los propietarios para participar en las decisiones mediante representante y existiría causal para impugnar la decisión.

Nora Pabón Gómez
​Abogada asesora externa

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