Las funciones del administrador, del consejo de administración y la disposición del fondo de imprevistos

Nora Pabón Gómez, abogada especializada en temas de propiedad horizontal, entre otros, responde las inquietudes que manifiestan los lectores sobre temas relacionado a la administración de conjuntos residenciales y la convivencia de inquilinos y propietarios en este tipo de desarrollos urbanos.

“Un administrador renuncia 4 meses antes de terminar el año. Se nombra uno para los 4 meses que restan del 2024. Se realiza la asamblea al año siguiente (marzo 2025) con una administradora nueva quien no presenta estados financieros del año anterior; tampoco hacen presencia en asamblea los consejeros salientes, por lo anterior la asamblea no aprueba estados financieros del 2024 y decide por instrucción del revisor fiscal demandar a los 2 administradores y al Consejo de ese año20, por no presentar informes en asamblea, ¿es correcta la decisión?”

Es importante aclarar que la decisión de la Asamblea de Propietarios, que acogió la recomendación del revisor fiscal, debe ser acatada, salvo que sea suspendida o anulada por un Juez, como resultado de la impugnación por parte del revisor fiscal, los propietarios o el administrador, si esta se presentó dentro del término legal.

Lo que establece la Ley 675 de 2001 es una función conjunta del administrador y del consejo de administración, ya que cuando enuncia las funciones de este último establece la de “preparar y someter a consideración del consejo de administración las cuentas anuales, el informe para la asamblea general anual de propietarios, el presupuesto de ingresos y egresos para cada vigencia, el balance general de las cuentas del ejercicio anterior, los balances de prueba y su respectivo ejercicio presupuestal” (artículo 51 numeral 4). De igual manera, entre las funciones de la asamblea de propietarios señala: “aprobar e improbar los estados financieros y el presupuesto anual de ingresos y gastos, que deberán someter a su consideración el consejo de administración y el administrador” (artículo 38 numeral 2).

Por lo anterior, considero que era el administrador que estaba ejerciendo el cargo cuando fue convocada la asamblea y el consejo de administración que ejerció sus funciones hasta el nombramiento del nuevo consejo quienes tenían que presentar los estados financieros. No obstante, como es función estricta de la asamblea aprobarlos, aun se puede reunir la asamblea de manera extraordinaria para tal efecto. 

Abandono de funciones

“En un conjunto residencial los integrantes del consejo, decidieron no seguir y renunciaron en reunión de asamblea en abril. La administradora no volvió al edificio y solo va cuando hay que traer elementos de aseo. Hay un contrato con la empresa que presta el servicio de vigilancia, pero no han cancelado la cuota mensual porque como no hay consejo nadie la puede autorizar, por lo tanto, no lo puede hacer. En este caso, ¿qué hacer para nombrar nuevo consejo, cambiar la administradora y la actual podría realizar los pagos de servicio de vigilancia?” 

El contrato con la compañía de vigilancia se debe cumplir estrictamente y, por tanto, sugiero convocar a la asamblea extraordinaria de acuerdo a las posibilidades y requisitos en el Reglamento y la Ley 675 de 2001, con el fin de nombrar al consejo de administración y que este a su vez, ratifique o nombre a un nuevo administrador, sin perjuicio de la responsabilidad que cabría a unos y otros por haber aceptado estos cargos y abandonar sus funciones.

Es pertinente recordar lo dispuesto por el artículo 50 de la citada Ley, en cuanto a la responsabilidad del administrador, por los perjuicios que por culpa leve o grave ocasionen a la persona jurídica, propietarios o terceros, como sucedería en este caso. La Norma también añade que se presume la culpa leve del administrador en caso de incumplimiento o extralimitación de sus funciones, violación de la Ley o del Reglamento de Propiedad Horizontal. 

Fondo de imprevistos

“¿El fondo de imprevistos se puede invertir en CDT a término fijo?” 

Como su nombre lo indica y de acuerdo con la Ley 675 de 2001 (artículo 35) el fondo de imprevistos tiene como objeto atender obligaciones o expensas imprevistas y el administrador solo puede disponer de este con autorización de la asamblea de propietarios y de conformidad con lo dispuesto por el Reglamento de Propiedad Horizontal.

Por otra parte, un CDT a término fijo, tiene plazos definidos, durante los cuales no estaría disponible el dinero, con lo cual no se cumpliría con los propósitos de la Ley al obligar a los edificios y conjuntos a constituir este fondo salvo en los casos enunciados por la Ley 2079 de 2021, que adicionó a la Ley de Propiedad Horizontal en cuanto a los edificios y conjuntos de interés social y vivienda prioritaria de 5 o menos unidades de vivienda.

Los administradores, consejos de administración y revisores fiscales deben ser muy cuidadosos al aplicar la norma, y analizar cada caso, porque dependiendo de las características de este producto financiero, se podría lograr un efecto contrario, de causar perjuicios a la persona jurídica, propietarios y terceros, si habiendo sido destinado el dinero del fondo se dificulta tener la liquidez inmediata en caso de que se requiera.

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