El reto es apremiante, pero con la pandemia y las nuevas posibilidades tecnológicas muchas han dado el paso.

Digitalizarse no es un paso sencillo para las empresas, más cuando son pequeñas y medianas, pues el acercamiento a la tecnología, en el imaginario colectivo, está asociado con altas inversiones y riesgos. Muchas cosas nuevas en las cuales pensar, situación que se complica si se trata de empresas familiares o de aquellas que están acostumbradas a llevar sus procesos en cuadernos, o en simples tablas de Excel.

Sin embargo, la experiencia dice que es el camino que deberían seguir, que quienes tardan más en entrar en la onda tecnológica terminan rezagados, mientras quienes dan el primer paso con anticipación toman ventaja.

Muchas pymes en el mundo se atreven, muestra de ello se vio en Las Vegas (Nevada, Estados Unidos), donde Oracle reunió a los principales clientes de Netsuite, un producto que permite administrar desde la nube los procesos financieros, contables, de análisis de inventarios, y de costo eficiencia, en siete verticales: agricultura, servicios profesionales, retail, distribución, educación, turismo y alimentos y bebidas.

Allí las empresas mostraban como gracias a la administració más eficientes de sus procesos podían dedicar una mayor parte de sus esfuerzos al corazón de sus negocios, mientras dejaban en manos de unos pocos empleados, ayudados con esta plataforma, para resolver los trámites administrativos y de data que permiten a los equipos directivos tomar decisiones informadas justo a tiempo.

A la vanguardia

Hace poco EL COLOMBIANO habló con la empresaria paisa Andrea Arnau, hoy tiburona de Shark Tank Colombia, acerca de sus orígenes. Ella contaba cómo llegó a Medellín con la idea de que las empresas debían digitalizarse, entrar a la publicidad digital por allá en los primeros años de este siglo. Era entonces una apuesta arriesgada a la que pocos se le medían, casi no había conexiones a internet en nuestro país y menos de 700.000 colombianos contaban con un correo electrónico. Hoy lo raro es que una compañía no esté en la red.

Pues antes de que eso ocurriera Netsuite ya ofrecía servicios en la nube para empresas. Era 1998 cuando Evan Goldberg, hasta entonces empleado de Oracle, le dijo a su jefe Larry Ellison, principal accionista de la compañía y quien ahora es uno de los hombres más millonarios del mundo, que quería montar una empresa nueva que ayudara a las pymes a empezar su proceso de digitalización. Había pensado en una plataforma de contabilidad en la nube, y a Lawrence le pareció tan buena idea que lo dejó ir de Oracle y además le aportó el capital para iniciar.

Desde entonces Netsuite ha aportado un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP, por sus siglas en inglés) para pequeñas y medianas empresas, que son la mayoría en el mundo, para que vayan soltando los procesos que les cuestan tanto tiempo y dinero y puedan dedicar sus esfuerzos a lo realmente importante. En 2007, Netsuite salió a la Bolsa de Valores de Nueva York y en 2018 fue comprada por Oracle, lo que le aportó mucha más seguridad y músculo financiero para llegar directamente a más clientes.

Operación en América Latina

Fue así como amplió la operación en América Latina, donde se ha encontrado con una mina de oro, pues el 90% de las empresas de la región son pymes, y era evidente el rezago tecnológico que sufrían.

Según cuenta Julián Vargas, director de ventas de Netsuite para América Latina, la incursión fue difícil, los empresarios tenían miedos y había cierta duda acerca de lo que era la nube y la seguridad que ofrecía a los datos. Los empresarios sentían que le estaban entregando a un tercero la información más valiosa de sus negocios, pero rápido entendieron que la información queda encriptada, que solo pueden acceder a ella las personas aprobadas por la compañía con doble control de acceso. Además, hace una cuña Vargas, Oracle empezó como una empresa de seguridad digital para la CIA, en Estados Unidos, lo que les aporta experiencia en ese sentido.

“Las empresas necesitan visibilidad, control y agilidad, y eso es lo que un sistema de ERP como el nuestro les permite, que puedan tomar decisiones en el momento apropiado, que puedan entender los escenarios en los que se mueve su negocio, que puedan predecir tendencias y entender la historia. Eso hace la diferencia frente a sus competidores, permite eficiencias, ahorros y da timing”, anotó

Actualmente, Colombia es el segundo mercado más relevante para Netsuite, solo detrás de Brasil, donde tiene más clientes, y en tercer lugar está México. Hoy, según reveló Evan Goldberg, la empresa cuenta con 32.000 clientes en todo el mundo.

Es importante destacar que la nube es un servicio de alquiler de espacio de almacenamiento que no requiere de centros de procesamiento de datos físicos en las empresas, sino que la información viaja por internet hasta los gigantes data centers de las empresas tecnológicas, en este caso hasta la nube de Oracle en Estados Unidos, lo que hace que los usarios ahorren en gastos de mantenimiento y administración de dichos equipos y, especialmente, en ciberseguridad.

Cada seis meses Netsuite evoluciona implementando nuevas herramientas para las empresas. En el Suite Wold presentaron por ejemplo AP automation, que agiliza el procesamiento y pago de facturas a proveedores; CPQ, con la que los equipos de ventas pueden configurar, fijar precios y realizar ofertas para productos complejos; Ship Central, que optimiza las operaciones de satisfacción de pedidos, eliminando procesos manuales y acelerando las entregas; People Workforce Managenment, que ayuda a equilibrar los costes de mano de obra y la rentabilidad; y Warehouse, que permite simplificar la gestión de datos.

A futuro, el ERP avanzará hacia las necesidades tecnológicas de las empresas, más hacia el core de los negocios, no será extraño ver a las compañías implementando inteligencia artificial, block chain y machine learning.

Obviamente Netsuite de Oracle no es la única empresa de su tipo, compite en el mercado con Microsoft Business Central, SAP, Oracle ERP Cloud, Epicor, entre otras; cada una de ellas dirigida a cierto tipo de empresas y para todos los bolsillos. El mensaje importante en el que todos coinciden es que hay que dar el paso a la digitalización para no quedarse atrás

El E-commerce también puede ser más digital

Linio es una de las plataformas de comercio electrónico más grandes de América Latina. Con sede en México y presencia en cinco países, tiene acceso a un mercado de más de 300 millones de personas en la región. Esta empresa, que fue adquirida por Grupo Falabella, es un marketplace con más de 4 millones de productos disponibles y ha entregado más de 10 millones de productos a sus clientes. Linio fue consciente desde el principio de que gestionar sus números en hojas de cálculo no sería sostenible en su entorno de rápido crecimiento. Un ERP era necesario para la seguridad, el control de la información y la calidad de los informes a los inversores, así que desde 2015 cuentan con un sistema fácilmente personalizable para mantenerse al día con su velocidad, explicó Alejandro Bellido, director regional de finanzas, sistemas y procesos de Linio. Desde allí organizan los datos financieros de Linio en una sola vista y también logran estandarizar procesos y automatizar información. ¿Se imaginan un e-commerce que funcione en toda la región que no tenga control en tiempo real de sus inventarios?, ¿que no pueda decidir cuando se puede pedir menos por un producto? o ¿que tenga poblemas para facturar? Hoy Linio no tiene esos problemas y puede dedicar su tiempo a pensar en cómo llegar a más clientes en el mundo y devolverles réditos a sus inversionistas.

Beta San Miguel, una familia que creció

Beta San Miguel empezó en 1986 como una pequeña empresa de producción de azúcar en México, propiedad de una familia, y hoy es la industria del sector más grande del país, dueña de 11 ingenios que producen más de 1,1 millones de toneladas al año, y administrarlos a todos no era fácil. BSM intentó en tres oportunidades digitalizar sus procesos pero se encontró con muchas barreras: la primera se daba desde la concepción corporativa en la que la familia dueña sentía que perdía el control de su información y que existían riesgo de seguridad informática; la segunda tenía que ver con la dificultad de implementación en su planta de personal, que era bastante mayor: “Las personas mayores sienten con frecuencia que hay una sola manera de hacer las cosas bien, y es como siempre lo han hecho”, contó Raúl Uribe, director de TI de BSM; y la tercera es lo complejas que pueden ser algunas plataformas, por ejemplo, no es normal que un contador tenga que saber de programación de software si su tarea es llevar la contabilidad de la compañía. Pero siempre llega un punto en el que si la empresa quiere crecer más solo puede hacerlo a través de la tecnología, por eso decidieron intentarlo de nuevo y ahora sí que encontraron resultados, tal vez porque dieron con la solución correcta o porque con el tiempo todas las tecnologías van mejorando: “Pasamos, por ejemplo, de hacer cierres contables en 20 días a terminarlos en máximo 5, ¿sabes todo lo que puede hacer una empresa con información tan rápida? Ahora podemos entender dónde estamos gastando más de lo que podemos en solo 5 días, dónde hay que hacer ajustes”, explicó.

Studio McGuee, más allá de una serie de TV

Studio Mcgee seguramente se hizo famoso en el mundo gracias a la producción que hicieron para Netflix: Remodelaciones de Ensueño, en la cual las familias veían cómo se cumplían los sueños de tener una casa más bella. Hoy esta empresa tiene siete subsidiarias, incluida una que brinda servicios de diseño de interiores y una marca de comercio electrónico muy popular que permite a los diseñadores de bricolaje recrear sus proyectos de diseño en casa. Este no es un negocio tan sencillo como vender lámparas, cada proyecto es un mundo aparte, cada casa tiene características diferentes y los dueños quieren cosas distintas, por lo que formular dichas iniciativas es complejo, deben tenerse en cuenta muchos factores para tomar decisiones acertadas que permitan márgenes de maniobra considerables. Y a ello se suma el aumento de clientes que han tenido gracias al comercio electrónico. Con todo eso los ingresos anuales se han multiplicado por ocho en los últimos cinco años, a más de US$80 millones el año pasado. Antes de avanzar en este proceso de digitalización, Studio Mcgee ejecutaba en un puñado de sistemas que no se integraban bien, según su presidente Patrick Ord. Los informes básicos requerían extraer informes individuales de Xero, ShipStation y Shopify, y luego cruzarlos. Ahora, en cambio, los informes fluyen desde una fuente de datos y gran parte de ellos están automatizados. Los controles integrados garantizan que las transacciones entre empresas se registren correctamente, y los equipos pueden ingresar las facturas de forma individual para obtener una imagen clara de las ganancias de cada proveedor. Mientras tanto, los clientes disfrutan de una experiencia similar al comercio electrónico, revisando facturas personalizadas en línea. “Lo que una compañía gaste en digitalización y automatización significa tiempo y ahorro en dinero, es una buena inversión sin duda”, dijo el directivo.

Exro logró escalar su información

EXRO es una empresa colombiana con más de 40 años de experiencia, que en 2014 dividió su operación en dos: una parte de manufactura denominada Quimexcol y una parte de distribución denominada EXRO. Ambas empresas se enfocan en lograr la eficiencia en los procesos con soluciones de ahorro de energía, mitigación ambiental y mejora continua en la calidad del agua. Al dividir la empresa surgieron problemas tecnológicos que la gerencia necesitaba resolver, al ser dos personas jurídicas era muy difícil integrar la operación, los registros, y combinar la información para la toma de decisiones como manejos de inventarios y activos. Hoy estos procesos son más ágiles y transparentes gracias a la digitalización y que su información esté en la nube lo hace completamente escalable. Mejor dicho, se quitaron un dolor de cabeza de encima, porque sus planes son llegar más lejos. Como contó William Atehortúa, director de tecnología de EXRO, dentro de la estrategia futura de la empresa está ampliar su cobertura en países como Perú y regiones como Centroamérica. Quieren seguir demostrando a las empresas todos los beneficios ambientales de la reutilización del agua y están muy comprometidos con dejar un legado a las generaciones futuras, y de la mano de la tecnología saben que será mucho más fácil: tendrán un entendimiento mayor de los mercados y entrarán con ventajas comparativas frente a las demás empresas con las que van a competir.

NCH, con tecnología hace escalable la región

NCH es una empresa con 100 años en el mercado, dedicada al mantenimiento de aguas y a la fabricación de lubricantes y su rápida expansión, con más de 50.000 clientes en todo el mundo, los ha hecho repensar cómo usan la tecnología para dedicarse a lo que son realmente buenos. El departamento de TI había realizado ya algunos programas para llevar todos sus procesos, por un lado la contabilidad, por otro la facturación, los costos, los inventarios, las cuentas por pagar, la nómina, la relación con los clientes, en fin, a todo le tenían su “programita”, el problema era que esas soluciones en realidad solucionaban poco porque no eran transversales, no se hablaban la una con la otra y funcionaban en el datacenter que tenía NHC en cada país donde operaba. “La interoperatividad era cero y gastábamos mucho tiempo y esfuerzo en entender los flujos de información, si se pedía alguna información por decir cualquier cosa en Brasil o en México tardaban días para encontrarlo”, dijo Milagros Wiesley, directora de TI de NCH. Ahora la plataforma con la que trabajan les permite ver por un lado el panorama completo, entender a tiempo cómo gestionar sus suministros, en una época de desabastecimiento global, con la información en la nube a la que su equipo puede acceder desde cualquier lugar y en cualquier momento, les ayuda a ser más atinados al momento de entregar una cotización, entendiendo los factores del mercado. Pero lo más importante es que pueden administrar de manera sencilla la información de cada país, con su regulación, sin perder control ni agilidad. “Nosotros ya no somos una pyme, pero en cada país en el que estamos funcionamos como si lo fuéramos, entonces podemos ser una empresa mediana que a nivel global se escala y la tecnología no está permitiendo eso: ser una y muchas al mismo tiempo”, contó Wiesley.

Olga Patricia Rendón Marulanda

Soy periodista egresada de la Universidad de Antioquia. Mi primera entrevista se la hice a mi padre y, desde entonces, no he parado de preguntar.